La tua azienda non è un insieme di attività, ma un insieme di progetti!

L’approccio tradizionale alla gestione di un’impresa è sempre stato quello di concentrarsi sulle specifiche attività o funzioni da svolgere (l’attività produttiva specifica, o c.d. operations; il reparto marketing e vendite; il reparto finanza e amministrazione; il reparto legale; il reparto Ricerca & Sviluppo, ecc).

Ultimamente si sta però diffondendo sempre più un nuovo approccio, più dinamico, moderno, agile e fluido, consistente nel ragionare per “PROGETTI”, ossia nel guardare all’impresa come un insieme (un mix) di singoli distinti progetti, definiti mettendo al centro i clienti (c.d. customer-centric) e non la propria azienda, e quindi il valore aggiunto che si dà al cliente e, indirettamente, agli stakeholders tutti

Ragionare integralmente per “progetti” comporta un cambiamento di livello strategico, organizzativo e culturale della complessiva azienda e dei suoi amministratori di alto livello, il cui ruolo cambia drasticamente:

gli amministratori e gli alti dirigenti non devono più essere i “controllori” dei dipendenti, nè decidere ogni singolo aspetto della gestione dei progetti, ma al contrario hanno il compito di definire i progetti, assegnare una squadra di dipendenti ad ogni progetto (con un unico project manager responsabile), assegnare le altre risorse necessarie (finanziarie, strumentali e di know-how), fissare gli obiettivi (in termini di creazione di valore) di ciascun progetto e le tempistiche da rispettare, e poi a cadenza periodica (ma frequente) controllarne l’andamento

Il cambiamento deve quindi avvenire su tre dimensioni contemporaneamente:

1) bisogna de-centralizzare il potere decisionale ordinario, ossia far prendere più decisioni day-by-day ai singoli team assegnati a ciascun singolo progetto, consentendo loro di adattarsi più velocemente all’evoluzione del mercato, senza dover sempre attendere settimane per un’autorizzazione dall’alto;

2) i servizi e le funzioni trasversali e generali dell’azienda (l’ufficio legale, la finanza e l’amministrazione, il reparto risorse umane, i servizi informatici IT) devono essere a supporto dei singoli project team, i quali quindi si avvalgono dei loro servizi quando ne hanno bisogno

3) per ogni singolo project team dev’esserci un unico project manager, ossia una singola persona responsabile del coordinamento complessivo del progetto, che deve allocare e gestirne le risorse, e che deve prendere le decisioni e risponderne davanti agli amministratori

Suggerimenti pratici per poter iniziare a trasformare la tua azienda secondo una logica basata su “progetti”:

• cambia i valori etico-culturali della tua impresa: il rischio non va evitato a prescindere, ma va rilevato, analizzato e accolto (con le dovute precauzioni e accorgimenti), perchè “chi non risica non rosica”, e anzi, rimane indietro sul mercato;

• dividi l’intera tua attività in un numero gestibile di progetti (indicativamente da 3 a 6), sulla base dei prodotti (beni o servizi) che crea, ma in ogni caso visti dal punto di vista del cliente (e non tuo);

• assegna ad ogni progetto un piccolo team dedicato ad esso in via esclusiva, e individua nel team un unico singolo project manager che ne sarà responsabile e coordinatore;

• assegna adeguate risorse (finanziarie, strumentali e di know-how) a ciascun team, fissane gli obiettivi IN TERMINI DI VALORE AGGIUNTO per i clienti, e le tempistiche di raggiungimento;

• supporta ciascun team, facendolo crescere e dandogli adeguata autonomia. Ma se ti rendi conto che un progetto non funziona, chiudilo il prima possibile e imparane la lezione